Kalite Yönetim Sistemi Belgesinin sürdürülebilirliği ve Gazi Üniversitesi Kalite Yönetim Süreçleri Sistemi hakkında genel bilgilendirmelerin yapıldığı “TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi Değerlendirme Toplantısı”, Üniversitemiz Kalite Yönetim Temsilcisi Rektör Yardımcımız Prof. Dr. Ramazan Bayındır başkanlığında gerçekleştirildi.

Kalite Koordinatörlüğü ve Kalite Yönetim Sistemi Çalışma Ekibi iş birliğiyle Rektörlük Yeni Senato Salonunda yapılan toplantı akademik birim yönetici ve/veya yardımcıları, birim sekreterleri, idari birim yöneticileri ve kurum koordinatörlerimizin fiili katılımıyla gerçekleştirildi. Toplantıya, birimlerde Kalite Yönetim Sistemi Belgesi çalışmalarını yürütmekten sorumlu olan Birim Kalite Ekipleri de çevrim içi katılım sağladı.

Toplantıda konuşan Rektör Yardımcımız Prof. Dr. Ramazan Bayındır, Üniversitemizin 12 Aralık 2023 tarihinde TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi Belgesi almaya hak kazandığını hatırlatarak, bu süreçte yapılan çalışmalar hakkında bilgi verdi.  

“Her ne kadar cümle içerisinde süreç tamamlanmıştır desek de burada bir sonlanmadan değil aksine bir başlangıçtan bahsetmekteyiz” diyen Prof. Dr. Bayındır, belgelendirmeyle Üniversitemizde standard şartlarına uygunluğun sağlandığının tescil edildiğini ancak TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi Belgesinin asla duvara asılıp unutulacak bir belge olmadığını, yaşayan ve sürekli iyileşmenin kurgulandığı bir sistemin belgesi olarak görülmesi gerektiğini belirtti.  Standardın; müşteri odaklılık,  liderlik, kişilerin katılımı, proses yaklaşımı, iyileştirme, kanıt esaslı karar alma, ilişki yönetimi olmak üzere ortaya koyduğu 7 temel prensibin doğru konumlandırılmadığı bir sistemin sürece hizmet etmesinin mümkün olmadığına değinen Prof. Dr. Ramazan Bayındır,  çalışanlar tarafından içselleştirilmeyen kalite anlayışına dair çalışmaların da angarya olmanın ötesine geçemeyeceğini ifade etti.  Rektör Yardımcımız Prof. Dr. Ramazan Bayındır, birimlerimiz özelinde kalite çalışmalarına verilen önem derecesinin Üniversitemiz genelinde kalite süreçlerini belirleyeceğinin altını çizdi.

TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sisteminin Üniversitemiz Kalite Süreçlerinde anlamlı ve önemli bir yere sahip olduğunu belirten Prof. Dr. Bayındır, sistemin öncelikle, ilk seferinde ve her seferinde aynı kalitede hizmetin ortaya konulabilmesi için standardizasyonun oluşmasını sağladığını anlattı. Standartlaşmanın hem kurumsallığın önemli bir göstergesi hem de kişiye bağlı iş anlayışının bitmesini ve kendi kendine yürüyen hızlı ve etkin iş süreçlerinin oluşmasını sağladığına dikkat çeken Prof. Dr. Ramazan Bayındır, ayrıca Üniversite genelinde dokümantasyonda ortak bir terminolojinin kullanılmasının sağlanmış olduğuna vurgu yaptı. Standardın en önemli yaklaşımının, Planla – Uygula – Kontrol Et – Önlem Al (PUKÖ) döngüsü ve risk temelli düşünmeyi içeren proses yaklaşımını uygulaması olduğunu kaydeden Prof. Dr. Bayındır, böylece PUKÖ çevrimine sokulan her bir faaliyet dizini için sürekli iyileştirme anlayışının karşımıza çıktığını dile getirdi. Aslında standard maddelerinin her birinin 10. madde olan sürekli iyileştirmeye hizmet ettiğini aktaran Rektör Yardımcısı Prof. Dr. Bayındır, bu nedenle, kalite yönetim sisteminin uygunluğu, yeterliği ve etkinliğinin sürekli iyileştirilmesi gerektiğinin üzerinde durdu. Bu durumun en önemli göstergesinin hiç şüphesiz düzeltici faaliyetler olduğundan söz eden Bayındır, “İyileştirmelerin belirlendiği ve düzeltici faaliyetlerin oluşturulduğu bir sistemin sürdürülebilirliğinden ve etkinliğinden söz edilebilir. Stabil durağan bir sistem işlevini kaybetmiş demektir” dedi.

Rektör Yardımcımız Prof. Dr. Ramazan Bayındır, konuşmasında tüm birim yöneticilerinden ve kalite ekiplerinden TS EN ISO 9001:20215 Kalite Yönetim Sisteminin sürdürülebilirliği açısından beklentilerini de dile getirdi.

Prof. Dr. Bayındır, önümüzdeki günlerde KYS çalışma ekibi tarafından, Kurum İçi İç Tetkik ve YGG toplantı tarihlerinin de yer aldığı TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi çalışma takviminin birimlerle paylaşılacağı bilgisini verdi.

Aynı zamanda tüm birimlerimizde idari sürecin temel yürütücüsü olan birim sekreterlerine yönelik bir baş denetçi eğitimi planlandığından bahseden Prof. Dr. Bayındır, bu kapsamda Eylül ayında sırasıyla Kalite Yönetim Sistemi Temel Eğitimini, Kalite Yönetim Sistemi İç Tetkikçi Eğitimlerini tekrarlayacaklarını ve Kalite Yönetim Sistemi Denetçi Eğitimi ile Kurum personelinin KYS yetkinliklerini üst düzeye taşıyacaklarını ifade etti.

Üniversitemizde KYS belgesinin daimi bir kalite standardı olarak yürütülmesi görevini hep birlikte sağlayacaklarını belirten Prof. Dr. Ramazan Baynıdır, bu belgenin, Üniversitemizin kalite yönetimi konusundaki kararlılığını ve uluslararası standartlara uygunluğunu gösteren önemli bir belge olduğunu vurguladı. “Bu başarı, tüm birimlerin özverili çalışmaları ve işbirliği sayesinde mümkün olmuştur” diyen Bayındır, katılımcılara bu belgenin önemini ve sürdürülebilirliği için yapılması gereken çalışmaları anlattı.

TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi belgesinin, Üniversitemizin kaliteye verdiği önemin bir göstergesi olduğuna işaret eden Prof. Dr. Bayındır, bu başarıyı sürdürebilmek ve daha ileriye taşıyabilmek için hepimizin üzerine düşen görevleri eksiksiz yerine getirmesi gerektiğine değindi. Rektör Yardımcımız Prof. Dr. Bayındır, birlikte çalışarak, Üniversitemizi daha kaliteli, daha verimli ve daha etkin bir kurum haline getireceğimize inandığını söyledi.

Yönetim sistemi belgelerinin 3 yıl geçerli olmak üzere verildiğinin altını çizen Prof. Dr. Ramazan Bayındır, bu süre içinde, belgelendirme kuruluşu tarafından en az yılda bir gözetim denetimleri yapıldığını hatırlattı. Gözetim denetimlerinde özellikle sistemin sürdürülebilirliği ve etkinliğinin denetlendiğini dile getiren Bayındır, 3 yıllık sürenin sonunda belge yenileme denetimi ile belgenin süresinin 3 yıl daha uzatılabildiğini belirtti. Prof. Dr. Ramazan Bayındır, konuşmasını şöyle tamamladı: “Üniversitemiz için asla öngörmemekle birlikte, denetleyici kuruluş tarafından, belgelendirilmiş kurumlarda sistemin yürütülmesi ile ilgili sorumlulukların yerine getirilmediğinin tespit edildiği durumlarda belge iptali veya belgenin askıya alınması kararı verilebildiği de bilinen bir durumdur. Böyle bir durumun kurumumuzda yaşanmaması adına kurumsal kalitemizin bir diğer tescili olan KYS belgemize sahip çıkacak ve gereken tüm çalışmaları birim yöneticilerimizin liderliğinde tüm yetişmiş personelin katılımıyla kararlılıkla sürdüreceğiz.”

Toplantı, Kalite Yönetim Temsilcisi Vekili Öğr. Gör. Mehmet Gülsün’ün Kalite Yönetim Süreç Sistemi hakkında bilgi verdiği sunumun ardından sona erdi.